Tjekliste ved skift af kasserer eller formand i en forening

Når en forenings bestyrelse konstituerer sig, skal fordeling af arbejdsopgaver samtidig aftales.

Skift af kasserer

I forbindelse med at fordelingen af arbejdsopgaver aftales, skal det besluttes, hvem der er tegningsberettiget ifølge foreningens vedtægter, samt hvem der skal varetage følgende opgaver:

• Daglige transaktioner i bank med videre.
• Det offentlige, blandt andet CVR og digital postkasse.
• Større beslutninger i foreningen.

I det følgende forudsættes det, at kassereren er tegningsberettiget i forhold til afsnittet om Ændring af formand og kasserer på Foreningsportalen og Ændring af kontaktperson på Virk.dk. 

Ændring af formand og kasserer på Foreningsportalen

Kassereren er en af de vigtigste personer i en forenings bestyrelse idet han/hun styrer foreningens økonomi, og sørger for, at den øvrige bestyrelse hele tiden er orienteret om den økonomiske status.

Ved aflevering fra afgående kasserer til ny kasserer er der nogle vigtige samarbejdsparter og offentlige myndigheder, der skal orienteres.

Vesthimmerlands Kommunes Fritidsafdeling skal orienteres om, at foreningen har fået ny formand og kasserer. Det gør I ved at rette foreningens kontaktoplysninger her på Foreningsportalen med den kode nuværende formand eller kasserer har.

Husk desuden at tilrette øvrige kontaktoplysninger samt foreningens oplysninger.

Ændring af kontaktperson på Virk.dk

I CVR registret skal kontaktpersonen ændres. Det skal foregå via Virk.dk, hvor foreningen skal logge ind med MitID.

På Virk.dk finder du en trin-for-trin vejledning til at ændre kontaktpersonen.

Log ind med dit private MitID.

Læs mere om at ændre kontaktperosn på Virk.dk.

Adgang til foreningens digitale postkasse

Efter personoplysningerne er ændret, skal der oprettes adgang til den digitale postkasse via en medarbejdersignatur.

Der kan være flere medarbejdersignaturer på hvert CVR nummer, men det er kun én, som kan give adgang til andre. Den hedder "medarbejdersignatur med administratorrettighed".

Det er typisk kassereren, der har denne rolle. Men det kan være praktisk, at formanden også får en medarbejdersignatur.

Når administratorrollen skal overdrages:

• Afgående kasserer logger ind på Virk.dk med medarbejdersignatur med administratorrettigheder.
• Vælger punktet "få og giv rettigheder", og følger vejledningen.

Se yderligere vejledning på nets.dk.

Der skal blandt andet printes en fuldmagtsblanket, der skal underskrives af den tegningsberettigede og sendes til Nets, hvorefter der bliver sendt kode og nøglekort til den nye kasserer.

Bank

Aftal et møde i jeres bank og medbring følgende:

• Kopi af bevis for CVR nummer.
• Vedtægter - eventuelt løsblad eller link til hjemmeside.
• Referat fra generalforsamling og referat fra konstituerende møde med bestyrelsesmedlemmernes navne, adresser og underskrift.
• Kopi af legitimation på fuldmagtshavere. Legitimation er pas, kørekort og sundhedskort.
• Eventuelt udfyldt og underskrevet kundeforholdsblanket. Spørg eventuelt først i jeres pengeinstitut. 

Banken opretter netbank og derigennem adgang til eBoks. eBoks kan sættes op, så den digitale post fra kommunen kan læses der.

Ændring af adresse

Da kassereren betaler alle regninger, skal den nye kasserer også sørge for at ændre alle opkrævningsadresser hos foreningens debitorer og kreditorer. Det kunne foreksempel være ved:

• Forsikringsselskab
• Elselskab
• Vandforsyning
• Fjernvarme

Den praktiske overdragelse

Det forventes at den tidligere kasserer overdrager opgaver til den nye kasserer - og helst også giver instruktion til opgaverne. Det kunne for eksempel være:

• Regnskabssystem
• Medlemskartotek
• Opbevaring af foreningens arkiver
• Alle andre aftaler, normer og kutymer, der er vigtige at kende

Det anbefales generelt, at foreningen udarbejder en mappe med relevante overdragelsespapirer, koder mv.